Conditions générales de vente – Domiciliation
Le contrat est consenti en considération de la qualité des signataires et il est expressément convenu que ce contrat est conclu « INTUITU PERSONNAE ». En cas de changement, soit de dirigeant de la personne morale du client, soit de l’utilisateur des prestations fournies au titre du présent contrat, le signataire devra en prévenir le domiciliataire pour présenter son successeur ou le nouvel utilisateur et arrêter les comptes, et si bon semble au domiciliataire, résilier le contrat à effet immédiat.
Dans tous les cas, le signataire sera caution vis-à-vis du domiciliataire de toutes dettes pouvant exister et dès maintenant s’engage expressément à les régler.
Article 1 – Domiciliation
Le contrat est conformément aux dispositions de la loi du 21 décembre 1984, du décret n°85 du 5 décembre 1985 et des articles R123-167 et R123-171 du Code de commerce.
Le domiciliataire autorise le domicilié à domicilier son siège social dans ses locaux, dont il a légalement la jouissance, situés à l’adresse suivante :
14 rue Cantelaudette – Immeuble Pont d’Aquitaine 33310 LORMONT
Article 2 – Obligations du domiciliataire
2.1- Le domiciliataire déclare être titulaire d’un agrément n°2016/33/13 pour l’exercice de l’activité de domiciliation, obtenu en 2016 et renouvelé par l’arrêté du 25/04/2022 délivré par la préfète de la Gironde.
2.2- Le Domiciliataire garantit la bonne exécution de toutes les obligations légales et règlementaires relatives à son activité de domiciliation suivant le décret n°85-1280 du 5 décembre 1985 fixant les règles applicables en matière de domiciliation commerciale, notamment :
I- Le maintien de son immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ;
II- La conservation d’un dossier contenant les pièces justificatives au domicile et coordonnées téléphoniques du ou des représentants légaux du Domicilié, ainsi que les justificatifs relatifs à chacun des lieux d’activité du Domicilié et au lieu de conservation de ses documents comptables ;
III- L’information à la DGFIP de Cenon, à l’URSSAF Aquitaine et au Greffe du Tribunal de Commerce de Bordeaux de la demande de domiciliation pour la création de ladite entreprise, ainsi qu’à l’expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de domiciliation du Domicilié dans ses locaux.
IV- La communication aux huissiers de justice, munis d’un titre exécutoire, des renseignements propres à joindre le Domicilié ;
V- La mise à disposition au Domicilié d’une pièce, permettant une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance du Domicilié et l’installations des services nécessaires à la tenue, la conservation et à la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements, conformément à l’article R.123-168 du Code de Commerce.
Cette prestation de mise à disposition d’une pièce et de conservation des documents sera facturée au tarif en vigueur fournie dans l’annexe 1 tarification.
VI- Lorsque le domicilié n’a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, le domiciliataire est dans l’obligation d’en informer le Greffier du Tribunal de Commerce ou de la Chambre des Métiers (Décret 2007-750 Article 2.6.1 du 9 mai 2007).
Article 3 – Obligations à la charge du domicilié
Le Domicilié s’engage à :
I. Certifier ne pas faire l’objet d’une procédure collective et notamment ne pas être en cessation de paiement, redressement ou liquidation judiciaire, tant en ce qui concerne l’entreprise objet du présent contrat que ses autres entreprises.
II. Rester immatriculé au RCS ou à la chambre des métiers durant toute la durée du contrat de domiciliation ;
III. Transmettre les documents suivants au Domiciliataire dès l’immatriculation de ladite société et au plus tard dans les 30 jours suivant la signature du contrat :
- Kbis d’immatriculation ou extrait d’immatriculation à la chambre des métiers
- Registre des bénéficiaires effectifs
- Statuts à jours signés
- PV de nomination du dirigeant (si ce n’est pas noté dans les statuts)
- Attestation sur l’honneur indiquant le lieu où est tenue sa comptabilité et où sont conservées ses factures ainsi qu’à mettre à la disposition de l’administration ses documents comptables en cas de contrôle fiscal et ce, conformément à l’instruction BOI 4 Q-1- 96 du 19 novembre 1996 du Ministère de l’Économie et des Finances
- RIB de la société
A défaut d’immatriculation et de communication des pièces justificatives énumérées ci-dessus en III-, le présent contrat sera considéré comme caduc et les sommes versées par le domicilié resteront acquises au domiciliataire à titre de dommages et intérêts.
IV. Tenir informé le Domiciliataire de toute modification concernant son activité pendant la durée du contrat et fournir les documents correspondants dans les 30 jours suivant la modification :
- Statuts à jour signés
- PV d’assemblée générale
- Registre des Bénéficiaires Effectifs
V. Déclarer tout changement relatif à sa forme juridique et son objet, ainsi qu’au nom et au domicile personnel des personnes ayant le pouvoir de l’engager à titre habituel (représentant fiscal et bénéficiaires effectifs) et fournir automatiquement les pièces d’identités en cours de validité pour le ou les dirigeants ainsi que pour les bénéficiaires effectifs ;
VI. Donner mandat au Domiciliataire, qui l’accepte, de recevoir en son nom toute notification et effectuer les démarches auprès de la poste pour donner procuration postale à BOUTIN Virginie. Le document prouvant cette démarche doit être fournie au domiciliataire au plus tard dans un délai de 30 jours après l’immatriculation de la société ;
VII. Remettre au domiciliataire au minimum une fois par an les pièces suivantes :
- Attestation sur l’honneur indiquant le lieu où est tenue sa comptabilité et où sont conservées ses factures ainsi qu’à mettre à la disposition de l’administration ses documents comptables en cas de contrôle fiscal et ce, conformément à l’instruction BOI 4 Q-1- 96 du 19 novembre 1996 du Ministère de l’Économie et des Finances ;
- Justificatif de domicile de moins de 3 mois du ou des dirigeants ainsi que des bénéficiaires effectifs (associés ayant au moins 25% des parts de la société) ;
- Facture de téléphone portable de moins de 3 mois du ou des dirigeants ;
- Un extrait Kbis ou extrait D1 de la chambre des métiers de moins de 3 mois ;
- Tout autre document demandé par le domiciliataire dans une relance par email pour compléter le dossier.
A défaut de réponse dans un délai raisonnable (30 jours) le domicilié accepte que les 4 documents ci-dessous soient commandés directement par le domiciliataire, aux organismes concernés, aux conditions tarifaires notée dans l’annexe 1 « Tarification ».
- Statuts
- Kbis ou extrait D1 de la chambre des métiers
- Registre des bénéficiaires effectifs
- PV d’assemblée générale
D’autre part, une facturation sera effectuée par le domiciliataire pour chaque document (autres que les 4 documents mentionnés ci-dessus) non fourni 30 jours après la première relance par mail. Cette facturation sera renouvelée tous les 30 jours jusqu’à ce que les documents soient fournis ou que le contrat soit résilié. Les conditions tarifaires sont notées dans l’annexe 1 – Tarification.
Ces commandes directes par le centre de domiciliation ne pourront être supérieures à une par an et par document sauf en cas de modifications non déclarées au domiciliataire depuis la dernière mise à jour de documents.
VIII. Le domicilié s’engage à n’utiliser l’adresse de domiciliation, ainsi que la boîte aux lettres, que pour l’usage exclusif de l’objet social mentionné dans ses statuts et son Kbis. Le domicilié est responsable de l’usage de l’adresse et du contenu de sa boite aux lettres.
IX. Dans tous les cas, le domicilié fera sa propre affaire des dettes pouvant exister à son départ.
X. Le domicilié certifie sur l’honneur l’exactitude de tous les renseignements fournis à l’appui de la signature du présent contrat, atteste l’exactitude de tous les renseignements fournis au domiciliataire tant en ce qui concerne son état civil que l’entreprise représentée. Il certifie également sur l’honneur ne pas avoir commis des actes contraires aux lois et règlements en vigueur, dans l’exercice de son activité. Toute fausse déclaration est de nature à dégager le domiciliataire de toute responsabilité qui en découlerait.
XI. Le client autorise, d’ores et déjà et de façon définitive, le domiciliataire, à remettre les différents documents plus hauts cités aux organismes autorisés par la loi à en requérir copie.
XII. Ce contrat de domiciliation ne donne pas droit à la propriété commerciale, ce que le domicilié reconnaît expressément. Le domicilié ne pourra ni sous-louer ; ni céder son contrat, ni faire occuper les lieux sous quelque raison que ce soit, ni en changer la destination convenue.
XIII. Le domicilié reconnaît, en outre, avoir été parfaitement informé du rejet de la domiciliation fiscale que l’Administration peut lui opposer en cas d’absence de réponse de sa part aux courriers qui lui sont envoyés à l’adresse du centre de domiciliation.
XIV. Le domicilié doit respecter le règlement intérieur de l’immeuble dont il pourra avoir copie sur simple demande par email.
Article 4 – Formules proposées et tarifs
ZEN’STARTER
a) Prestations
- Domiciliation du siège social
- Mise à disposition du courrier
b) Tarif
- Mensuel : 50€ HT
- Annuel : 479€ HT la 1ère année au lieu de 600€ HT
Une réduction de 5% sera effectuée pour tout règlement annuel à partir de la 2e année.
c) Engagement
- Pour le choix du tarif mensuel, le contrat est prévu pour une durée minimale (non résiliable) de 6 mois et est renouvelable mensuellement par tacite reconduction.
- Pour le choix du tarif annuel, le contrat est prévu pour une durée minimale (non résiliable) de 12 mois et est renouvelable mensuellement par tacite reconduction. Un mois avant le renouvellement du contrat annuel, le domiciliataire enverra un mail au domicilié afin de lui demander s’il souhaite renouveler le contrat mensuellement ou annuellement. Le règlement annuel devra être fait au plus tard le jour avant le renouvellement.
d) Options
- Réception d’un courrier recommandé au-delà d’une fois par mois : 1,50€ HT/u
- Réception d’un pli ou avis de passage d’huissier au-delà d’une fois par mois : 1,50€ HT/u
- Réception de colis au-delà de 25cmx25cmx33cm : 3€ HT /u
- Gardiennage de colis à partir du 8e jour suivant la notification de réception : 3€ HT/j
- Réexpédition du courrier 1 fois par semaine : 20€ HT /mois
- Scan du courrier chaque jour (limité à 80 courriers/mois) : 40€ HT/mois + 0,50€HT /u au delà
- Scan du courrier : 3€ HT /u
- Archivage de vos documents administratifs et comptables : 10€ HT/mois et par exercice comptable archivé
- Location bureau 1h->12€HT, 1/2 journée -> 30€ H, 1journée -> 54€ HT
- Location salle de réunion 1h->18€HT, 1/2 journée -> 45€ H, 1journée -> 80€ HT
- Assistance administrative : 35€ HT/h
- Impression / copie N&B : 0,15€HT /u
- Impression / copie couleur : 0,50€HT /u
Commande de documents manquants au dossier
- Kbis : 10€ HT
- Registre des bénéficiaires effectifs : 10€ HT
- PV d’assemblée générale ou PV de décision : 15€HT
- Statuts : 15€ HT
- Documents non fournis dans les 30 jours à la suite d’une relance : 3€ HT (prix par document non fourni par mois)
ZEN’STANDARD
a) Prestations
- Domiciliation du siège social
- Mise à disposition du courrier
- Réexpédition du courrier une fois par semaine
- 10% de réduction sur la location / salle de réunion
b) Tarif
- Mensuel : 65€ HT
- Annuel : 629€ HT la 1ère année au lieu de 780€ HT
Une réduction de 5% sera effectuée pour tout règlement annuel à partir de la 2e année.
c) Engagement
- Pour le choix du tarif mensuel, le contrat est prévu pour une durée minimale (non résiliable) de 6 mois et est renouvelable mensuellement par tacite reconduction.
- Pour le choix du tarif annuel, le contrat est prévu pour une durée minimale (non résiliable) de 12 mois et est renouvelable mensuellement par tacite reconduction. Un mois avant le renouvellement du contrat annuel, le domiciliataire enverra un mail au domicilié afin de lui demander s’il souhaite renouveler le contrat mensuellement ou annuellement. Le règlement annuel devra être fait au plus tard le jour avant le renouvellement.
d) Options
- Réception d’un courrier recommandé au-delà d’une fois par mois : 1,50€ HT/u
- Réception d’un pli ou avis de passage d’huissier au-delà d’une fois par mois : 1,50€ HT/u
- Réception de colis au-delà de 25cmx25cmx33cm : 3€ HT /u
- Gardiennage de colis à partir du 8e jour suivant la notification de réception : 3€ HT/j
- Réexpédition du courrier 1 fois par semaine : Inclus
- Scan du courrier chaque jour (limité à 80 courriers/mois) : 40€ HT/mois + 0,50€HT /u au delà
- Scan du courrier : 3€ HT /u
- Archivage de vos documents administratifs et comptables : 10€ HT/mois et par exercice comptable archivé
- Location bureau 1h->10,80€HT, 1/2 journée -> 27€ H, 1journée -> 48,60€ HT
- Location salle de réunion 1h->16,20€HT, 1/2 journée -> 40,50€ H, 1journée -> 72€ HT
- Assistance administrative : 35€ HT/h
- Impression / copie N&B : 0,15€HT /u
- Impression / copie couleur : 0,50€HT /u
Commande de documents manquants au dossier
- Kbis : 10€ HT
- Registre des bénéficiaires effectifs : 10€ HT
- PV d’assemblée générale ou PV de décision : 15€HT
- Statuts : 15€ HT
- Documents non fournis dans les 30 jours à la suite d’une relance : 3€ HT (prix par document non fourni par mois)
ZEN’PREMIUM
a) Prestations
- Domiciliation du siège social
- Mise à disposition du courrier
- Réexpédition du courrier une fois par mois (1 envoi en lettre suivie < 500g inclus). Tout envoi supplémentaire sera facturé au tarif en vigueur + frais d’affranchissement.
- Scan du courrier chaque jour (limité à 80 courriers par mois)
- 20% de réduction sur la location / salle de réunion
- 5€ de réduction par heure sur le secrétariat
- 50% de réduction sur la création de la société ou le transfert de siège social (la réduction ne s’applique pas sur les débours)
b) Tarif
- Mensuel : 95€ HT
- Annuel : 919€ HT la 1ère année au lieu de 1140€ HT
Une réduction de 5% sera effectuée pour tout règlement annuel à partir de la 2e année.
c) Engagement
- Pour le choix du tarif mensuel, le contrat est prévu pour une durée minimale (non résiliable) de 6 mois et est renouvelable mensuellement par tacite reconduction.
- Pour le choix du tarif annuel, le contrat est prévu pour une durée minimale (non résiliable) de 12 mois et est renouvelable mensuellement par tacite reconduction. Un mois avant le renouvellement du contrat annuel, le domiciliataire enverra un mail au domicilié afin de lui demander s’il souhaite renouveler le contrat mensuellement ou annuellement. Le règlement annuel devra être fait au plus tard le jour avant le renouvellement.
d) Options
- Réception d’un courrier recommandé au-delà d’une fois par mois : 1,50€ HT/u
- Réception d’un pli ou avis de passage d’huissier au-delà d’une fois par mois : 1,50€ HT/u
- Réception de colis au-delà de 25cmx25cmx33cm : 3€ HT /u
- Gardiennage de colis à partir du 8e jour suivant la notification de réception : 3€ HT/j
- Réexpédition du courrier 1 fois par semaine : Inclus
- Scan du courrier chaque jour (limité à 80 courriers/mois) : Inclus + 0,50€HT /u au delà
- Scan du courrier : 3€ HT /u
- Archivage de vos documents administratifs et comptables : 10€ HT/mois et par exercice comptable archivé
- Location bureau 1h->9,60€HT, 1/2 journée -> 24€ H, 1journée -> 43,20€ HT
- Location salle de réunion 1h->14,40€HT, 1/2 journée -> 36€ H, 1journée -> 64€ HT
- Assistance administrative : 30€ HT/h
- Impression / copie N&B : 0,15€HT /u
- Impression / copie couleur : 0,50€HT /u
Commande de documents manquants au dossier
- Kbis : 10€ HT
- Registre des bénéficiaires effectifs : 10€ HT
- PV d’assemblée générale ou PV de décision : 15€HT
- Statuts : 15€ HT
- Documents non fournis dans les 30 jours à la suite d’une relance : 3€ HT (prix par document non fourni par mois)
Article 5 – Ajustement des formules
Le domicilié peut demander une formule supérieure à tout moment. Le domiciliataire facturera la différence de tarif au prorata.
Le domicilié peut demander une formule inférieure après la première période non résiliable. Cette demande devra être effectuée par écrit et au moins 10 jours avant chaque nouvelle facturation.
Par exemple, si le domicilié a réglé la domiciliation annuellement, il ne pourra pas demander une formule inférieure pendant ces 12 mois.
Article 6 – Dépôt de garantie
Le client verse à la date de la signature des présentes au domiciliataire qui le reconnaît, un dépôt de garantie dont le montant dépend de la formule choisie :
– 138€ TTC pour la formule Zen’Starter
– 174€ TTC pour la formule Zen’Standard
– 246€ TTC pour la formule Zen’Premium
En aucun cas le preneur ne pourrait exiger que le domiciliataire impute les sommes versées à titre de dépôt au paiement de ses factures.
Le dépôt de garantie, non productif d’intérêts, ne sera remboursé au client au plus tôt 3 mois après l’expiration du présent contrat, déduction faite de toutes sommes dues au domiciliataire, et après présentation de l’extrait du Registre du Commerce et des Sociétés ou de la Chambre de Métiers portant mention du transfert du siège social ou de la radiation, s’il y a lieu.
Ce dépôt de garantie sera révisé à chaque révision de prix et selon le même taux.
Passé un délai de 12mois, les dépôts de garantie qui n’auront pas été restitués au client pour quelque cause que ce soit seront considérés comme définitivement acquis par le domiciliataire.
Article 7 – Paiement du prix
Le règlement des factures de prestations s’effectue à réception de facture et par prélèvement bancaire automatique ou par virement.
En cas de mode de règlement par carte bancaire, la somme réglée est majorée de 3% pour frais administratifs et bancaires.
Le domicilié donne dès à présent son accord pour une révision chaque année, au 1er janvier, du tarif du loyer de domiciliation, des prestations de services annexes ainsi que pour le mode de règlement proposé par le domiciliataire. Le domicilié sera informé par email au plus tard le 30 novembre de l’année précédente pour une augmentation au 1er janvier de l’année suivante.
L’augmentation du loyer de domiciliation ne pourra pas excéder 10% par an.
Si la résiliation n’est pas demandée, le domiciliataire considère que les nouveaux tarifs sont acceptés sans qu’il soit besoin que le domicilié ne les signe.
Article 8 – Gestion du courrier
La gestion du courrier et colis se feront comme suit du lundi au vendredi aux heures d’ouverture du bureau (hors jours fériés) ; une permanence régulière est tenue lors des congés annuels et fermetures ponctuelles du bureau (Cf Article 7 – Congés et fermetures ponctuelles)
8.1 – Boîte aux lettres
– Attribution d’une boite aux lettres personnalisée accessible du lundi au vendredi (hors jours fériés) de 8h à 19h. Les horaires pourront être susceptibles d’être modifiés par le propriétaire de l’immeuble sans que la faute ne puisse être imputée au domiciliataire. Le domiciliataire préviendra le domicilié par email dans les 48h après avoir eu connaissance de ce changement d’horaires.
– Remise d’une clé de la boite aux lettres au Domicilié par remise en mains propres
– Le domicilié s’engage à récupérer le courrier mis à sa disposition dans la boîte aux lettres qui lui a été attribuée dans un délai maximum d’un mois.
Si le courrier n’a pas été récupéré sous 1 mois, le domicilié autorise le domiciliataire à effectuer une réexpédition de tous les courriers à l’adresse personnelle du dirigeant en lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre suivie. Cette prestation sera facturée au tarif en vigueur en annexe 1 Tarification.
– Restituer la clé de la boite aux lettres dès la résiliation ou la fin du contrat
– En cas de perte de clé de la boîte aux lettres, le Domiciliataire fournira un double de clé contre une facturation de 15€ HT.
8.2 – Courriers recommandés
Le domiciliataire s’engage à retirer les courriers recommandés sous réserve que le domicilié ait donné mandat (Cf article 3 -VI).
La réception des courriers recommandés sera facturée au tarif en vigueur sur l’annexe 1 Tarification.
8.3 – Colis
Le domiciliataire s’engage à réceptionner des petits colis dans la limite de 25cm*25cm*33cm (à l’exclusion des ports dus et contre-remboursement).
Au-delà, les colis seront réceptionnés à discrétion du domiciliataire et avec une facturation supplémentaire notée sur l’annexe 1 Tarification.
En cas de non-réception par le domiciliataire, l’avis de réception sera transmis au domicilié qui assurera le retrait au bureau de poste indiqué. Tous frais de douanes, taxes, poste etc. ou de réexpédition sont à la charge du domicilié. Le domiciliataire ne fera aucune avance.
Les colis hors format boîte aux lettres seront mis à disposition du domicilié aux heures d’ouverture du bureau et sur rendez-vous.
Au-delà de 7 jours de gardiennage, il vous sera facturé un forfait par jour de dépassement selon le tarif en vigueur en annexe 1 Tarification.
Le domicilié s’assurera à donner au transporteur ses propres coordonnées téléphoniques et non ceux du domiciliataire.
Le domiciliataire s’engage à réceptionner le colis durant ses heures de présence au bureau. Le cas échéant, l’avis de passage sera numérisé et transmis au plus tôt au domicilié pour retrait par ses soins.
Le domiciliataire ne saurait être tenu responsable si le livreur donne le colis à une personne ne faisant pas partie du personnel du domiciliataire.
8.4 – Plis d’huissiers
Le domiciliataire s’engage à réceptionner les plis d’huissier ou l’avis de passage. Le domicilié donne l’autorisation au domiciliataire de numériser le document pour lui envoyer par email ou sur son espace client.
Le domiciliataire ne sera jamais tenu d’aller chercher l’original du pli d’huissier.
La réception des plis d’huissiers sera facturée au tarif en vigueur sur l’annexe 1 Tarification.
8.5 – Réexpédition
Une demande de réexpédition est facturée au tarif en vigueur en annexe 1 Tarification.
Si le domicilié en fait la demande, la réexpédition de courrier s’effectue à l’adresse du domicile du dirigeant, sauf indication contraire par écrit.
Il est expressément convenu entre les parties que les courriers et les courriers recommandés seront réexpédiés en courrier suivi, sauf ordre écrit contraire.
La réexpédition du courrier étant effectuée par voie postale, le domiciliataire ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des incidents de retransmission du courrier, ni de leurs conséquences. Le client s’engage de manière irrévocable à ne jamais se retourner en responsabilité, tant civile que pénale contre le domiciliataire au titre de faits relatifs à cette réexpédition.
La réexpédition d’un colis ne dépassant pas les 25cmx25cmx33cm sera faite auprès de la Poste et facturée au tarif en vigueur sur l’annexe 1 Tarification (hors frais d’affranchissement). Pour toute demande de transporteur différent que la poste, un devis sera envoyé au domicilié qu’il devra accepter avant tout envoi.
Le domiciliataire ne fera pas de réexpédition de colis dépassant les dimensions suivantes : 25cmx25cmx33cm. Exceptionnellement, le domicilié peut demander la réexpédition de ce colis. Un devis sera envoyé au domicilié qu’il devra accepter avant tout envoi.
8.6 – Courriers mal adressés
Le domiciliataire se réserve le droit de renvoyer en NPAI (n’habite pas à l’adresse indiquée) tout courrier ou colis qui serait adressé au nom du dirigeant sans mention du nom de la société (pour les personnes morales) sans qu’aucune réclamation ne puisse être faite.
8.7 – Personnes habilités à retirer le courrier (autre que le(s) dirigeant(s))
Le domicilié peut autoriser le domiciliataire à remettre les courriers, courrier recommandés, colis et plis d’huissier à d’autres personnes.
Toute autorisation peut être révoquée par simple mail. La demande sera prise en compte après un délai de 48h (jours ouvrés).
Le domiciliataire ne pourra en aucun cas être tenu responsable des incidents de retransmission du courrier à la suite d’une autorisation que le domicilié aura donné.
Article 9 – Congés – Absences – Fermeture ponctuelle du bureau
9.1 – Accès au centre
L’accès au centre de domiciliation peut s’effectuer sous plusieurs formes :
– Accès à la boite aux lettres de 8h à 19h du lundi au vendredi
– Accès à l’accueil du centre pendant les horaires d’ouverture (il est préférable de prendre un rendez-vous).
En cas de fermeture ponctuelle du centre (congés, force majeure, grève, conditions climatiques et autres évènements indépendants de la volonté du domiciliataire), merci de bien vouloir envoyer un email ou appeler.
9.2 – Courriers – courriers recommandés
Pendant la fermeture du bureau pour congés ou fermeture ponctuelle (force majeure, grève, conditions climatiques et autres évènements indépendants de la volonté du domiciliataire), le domiciliataire donnera l’avis de passage de la lettre recommandée pour un retrait par le Domicilié auprès du bureau de poste mentionné sur l’avis.
Pour une fermeture exceptionnelle, les courriers seront distribués dès le jour du retour du domiciliataire.
Pour une fermeture pour congés, le domiciliataire fera au mieux pour que les courriers soient distribués chaque jour, mais se réserve le droit de faire une distribution uniquement 2 jours par semaine. Le domicilié sera averti par email au plus tard 48h avant les congés du domiciliataire de la façon dont les courriers seront distribués pendant cette période.
Pour tout courrier recommandé urgent, merci de bien vouloir envoyer un email au moins 72h avant pour nous informer de la date de livraison. Nous ferons au mieux pour le réceptionner.
9.3 – Colis
Pendant la fermeture du bureau pour congés ou fermeture ponctuelle (force majeure, grève, conditions climatiques et autres évènements indépendants de la volonté du domiciliataire), le domiciliataire donnera l’avis de passage de la Poste pour un retrait par le Domicilié auprès du bureau de poste mentionné sur l’avis..
Pour les autres transporteurs, le domiciliataire récupèrera l’avis de passage s’il y en a. Le domiciliataire ne pourra pas être mis en cause si le transporteur ne laisse pas d’avis de passage ou de possibilité de retirer le colis.
9.4 – Plis d’huissiers
Pendant la fermeture du bureau pour congés ou fermeture ponctuelle (force majeure, grève, conditions climatiques et autres évènements indépendants de la volonté du domiciliataire), le domiciliataire réceptionnera l’avis de passage de l’huissier et le scannera au domicilié.
Article 10 – Location de bureau / Salle de réunion
Toute réservation de location de bureau/salle de réunion devra être effectuée par écrit au moins 15 jours avant la date de réservation sous réserve de disponibilité.
Un acompte de 50% du prix sera facturée à la date de réservation et le reste de la location sera facturée le jour de la réservation.
L’acompte ne sera pas remboursé si la réservation est annulée moins de 48h (jours ouvrés) avant la réservation. Néanmoins à titre exceptionnel et à discrétion du domiciliataire, la réservation peut être reportée s’il s’agit d’un évènement de force majeure.
Si le rendez-vous n’est pas honoré, la réservation totale sera facturée.
La salle devra être rendue dans le même état qu’elle a été donnée par le domiciliataire. Le domiciliataire se réserve le droit de facturer une prestation de ménage en fonction de l’état dans lequel sera laissé la salle. Une photo de la salle sera envoyée au domicilié par email avec la facture.
Article 11 – Suspension des prestations et indemnités de retard
Tout règlement d’abonnement et/ou de prestations non effectué à la date d’échéance, et toute relance de documents manquants restée infructueuse pendant 15 jours calendaires entraînera la suspension de la totalité des prestations de services.
La suspension de la totalité des services ne supprimera nullement le règlement des sommes dues majorées des frais engagés pour le recouvrement des prestations.
Tout retard de paiement entrainera l’exigibilité de pénalités de retard à un taux annuel égal au taux BCE majoré de 10 points (taux au moins égal à trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur en France), le taux de référence étant celui en vigueur au jour de l’utilisation de la présente clause.
Cette pénalité est calculée sur le montant TTC de la somme restant due, et court à compter du lendemain de la date d’échéance de la facture sans qu’aucune mise en demeure préalable ne soit nécessaire.
En sus des indemnités de retard, toute somme, y compris l’acompte, non payée à sa date d’exigibilité produira de plein droit le paiement d’une indemnité forfaitaire minimale de 40 euros due au titre des frais de recouvrement, dues de plein droit, sans qu’un rappel soit nécessaire.
Tout recouvrement par voie contentieuse entraîne de plein droit, à la charge du domicilié, une indemnité fixée, à titre de clause pénale, à 20% du montant des factures impayées à leurs échéance et ce, sans préjudice des demandes pouvant être formées en vertu de l’article 700 du Code de Procédure Civile.
Pendant la suspension du contrat, le domiciliataire reçoit et garde les courriers simples dans ses locaux et prend uniquement les avis de passage des lettres recommandées et plis d’huissier. Ces courriers et documents seront remis au domicilié uniquement lors de la régularisation du contrat (paiement ou remise de documents manquants).
La suspension de l’ensemble des prestations n’entraîne pas la résiliation du contrat, et particulièrement pas la domiciliation qui ne peuvent intervenir que par le jeu de la clause résolutoire. La redevance forfaitaire mensuelle ou annuelle restera donc due pour la période de suspension, quel que soit l’état des paiements.
Article 12 – Responsabilité du domiciliataire
La responsabilité du domiciliataire ne saurait être mise en cause quant aux prestations fournies sur ordres oraux ou pour incidents relatifs à la retransmission du courrier et leurs conséquences.
La responsabilité du domiciliataire ne saurait être mise en cause lors d’une réexpédition de courrier si l’adresse fournie par le domicilié est erronée.
Concernant la réception des colis la responsabilité du domiciliataire ne saurait être mise en cause en cas d’erreur quelle qu’elle soit, étant donné que le domiciliataire ne peut ni vérifier, ni contrôler les colis réceptionnés. Les activités réalisées par le client sont sous l’entière responsabilité morale, juridique et financière du client qui dégage le domiciliataire de toute responsabilité vis-à-vis d’éventuelles réclamations.
Le domiciliataire ne pourra être tenu responsable des conséquences de l’absence de retrait et/ou de réponse aux courriers qui sont adressés au domicilié.
Le domiciliataire décline toute responsabilité quant au contenu de la boite aux lettres attribuée au domicilié (lequel est responsable du contenu de sa boite aux lettres).
Le domicilié décharge le domiciliataire de toute responsabilité en cas de défaillance de la Poste, des opérateurs Télécom ou d’EDF, sans que ces exemples soient limitatifs. Le domiciliataire ne pourra voir en aucun cas sa responsabilité recherchée si un message, un courrier ou une télécopie ne pouvait parvenir au domicilié.
Toute modification ou ordre du domicilié devra être transmis au domiciliataire par écrit.
Si l’une quelconque des clauses du contrat devenait, pour quelque raison que ce soit, inapplicable, toutes les autres clauses demeureraient valables et auraient force de loi entre les parties.
Article 13 – Renouvellement et résiliation
13.1 – Renouvellement
Le contrat se renouvellera mensuellement par tacite reconduction sous réserve du règlement de la redevance par le domicilié dans un délai maximum de 7 jours à compter de l’envoi de la facture qui lui sera transmise par le domiciliataire.
13.2 – Résiliation anticipée
Le contrat pourra être résilié à tout moment après la durée incompressible de 6 mois pour un contrat mensuel ou 12 mois pour un contrat annuel, par le domicilié par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre signature, en respectant un délai de préavis d’un mois qui commencera à courir le premier jour du mois qui suit la première présentation de ladite lettre ou par le domiciliataire par lettre recommandée avec accusé de réception envoyée au domicile d’un des dirigeants ou par lettre remise en main propre contre signature d’un des dirigeants, en respectant un délai de préavis de trois mois qui commencera à courir le jour suivant la première présentation de ladite lettre.
Si la résiliation anticipée du présent contrat est effectuée par le domicilié, ce dernier s’engage à fournir avant la date de prise d’effet de la résiliation, un justificatif d’un organisme officiel (Chambre de commerce, Chambre des métiers, Tribunal de commerce ou autres organismes compétents) attestant le transfert ou cessation d’activité de ladite société. A défaut le contrat, ainsi que la facturation se poursuivront jusqu’à la transmission effective de ce document. La prestation de continuité de service prend effet dès le lendemain de la résiliation effective du contrat.
La résiliation anticipée à l’initiative du domicilié ne donnera pas lieu à un remboursement dans le cas où elle interviendrait pendant la première période non résiliable (6 mois minimum pour un contrat mensuel ou 12 mois minimum pour un contrat annuel). Au-delà de cette période, si une réduction pour un règlement annuel a été accordée, le domicilié peut se faire rembourser au prorata calculé à partir de la date effective de résiliation. Néanmoins, le domicilié perdra le bénéfice de cette réduction.
La résiliation anticipée à l’initiative du domiciliataire donnera lieu à un remboursement au prorata calculé à partir de la date effective de résiliation.
La DGFIP SIE de Cenon, l’URSSAF Aquitaine et le greffe du tribunal de commerce seront informés parallèlement.
13.3 – Résiliation d’office
Le domiciliataire se réserve le droit de résilier le présent contrat dans les cas suivants :
– Inexécution par le domicilié de l’une de ses obligations mentionnées à l’article 3 du présent contrat ;
– Fausse information donnée au domiciliataire sur sa situation juridique, économique ou financière ;
– Non-respect de la règlementation de l’activité du domicilié ;
– Atteinte à la réputation et à l’enseigne du domiciliataire ;
– Non-réponses aux relances de documents ;
– Non-paiement d’une seule facture ;
– Non-récupération du courrier pendant une durée supérieure à deux (2) mois ;
– Troubles apportés au bon fonctionnement du domiciliataire ou, de manière générale, pour tout comportement contraire à l’ordre public et aux bonnes mœurs (défaut de paiement des fournisseurs ou de tous créanciers, plaintes des salariés, visites des services de Police le concernant etc.)
– Non-existence légale de la société du domicilié au moment du contrôle des documents par le domiciliataire ;
– Non-respect des recommandations de TRACFIN et du GAFI ;
– Souscription d’une prestation de réexpédition du courrier du domicilié auprès de LA POSTE vers le domicile personnel du dirigeant ou toute autre adresse différente de son siège social ;
Une première relance sera faite par mail et le domicilié aura 15 jours calendaires pour y répondre.
Ces 15 jours passés et après l’envoi au domicile du ou d’un des dirigeants, d’une mise en demeure en lettre recommandée avec accusé de réception ou d’un commandement ou d’une sommation restés 15 jours calendaires infructueux, le présent contrat sera résilié de plein droit, si bon semble au domiciliataire.
Dans ce cas, le domiciliataire pourra reprendre possession sans formalité, des locaux et/ou boites aux lettres occupés. Et le domiciliataire ne prendra plus les lettres recommandées, colis et plis d’huissiers.
La DGFIP SIE de Cenon, l’URSSAF Aquitaine et le greffe du tribunal de commerce seront informés parallèlement.
Aucun remboursement ne sera effectué.
Le domiciliataire cessera, à compter de l’envoi de la notification de résiliation du contrat du domicilié au greffe du tribunal de commerce, la distribution du courrier destiné au client qui sera retourné avec la mention « NPAI : n’habite pas à l’adresse indiquée ».
Le domiciliataire fera savoir aux organismes compétents, dont notamment le Tribunal de Commerce ou la Chambre des métiers, que le contrat de domiciliation a été résilié d’office, afin de dégager toute responsabilité pouvant résulter d’une situation irrégulière, et sera en droit d’intenter une action judiciaire pour usage abusif de domiciliation commerciale.
Si le contrat était, soit éteint, soit rompu, et que des appels téléphoniques, des visites ou des courriers continueraient à parvenir à l’adresse de domiciliation après expiration du contrat, ces prestations seront facturées par le domiciliataire au tarif en vigueur au jour de l’exécution des prestations.
Article 14 – Attribution de juridiction
De convention expresse, il est convenu que seul, le Tribunal de Commerce de Bordeaux sera compétent en ce qui concerne les différends pouvant surgir relativement à ce contrat. Dans tous les cas, la loi française, seule, sera applicable.